Asbestdossier bijna niet te raadplegen

Wie digitaal het dossier wil raadplegen dat de gemeente Westland heeft aangelegd van de asbestzaak in Wateringen, komt van een koude kermis thuis. Niet zozeer door de omvang ervan, inmiddels telt het dossier zo'n 3500 bestanden, maar door de manier waarop het dossier is ingericht. De griffie van de gemeenteraad heeft moeten constateren, dat ook na verbeterpogingen, de stukken nauwelijks zijn terug te vinden en in te zien.

Half juli werd het asbestdossier digitaal toegankelijk gemaakt. Begin augustus telde het bijna 3000 bestanden: de hoofdmap is opgedeeld in 188 submappen die elk weer honderden andere supmappen hebben. Toen een raadslid deze maand steevast vastliep in pogingen het dossier te raadplegen, besloot hij het volledig uit te laten printen. Dat bleek zes werkdagen te duren.

Probleem is dat een document bij het archiveren slechts kon worden voorzien van een nummer en niet van een inhoudelijke titel over het onderwerp. Dat maakt het vinden van documenten vrijwel onmogelijk. Via de leverancier meende de ICT-afdeling van de gemeente een oplossing te hebben gevonden. De update werd uitgevoerd op het moment dat er 600 documenten aan het dossier werden toegevoegd.

De griffie heeft echter moeten vaststellen dat de verbeteringen niet afdoende zijn geweest. Omdat de ICT-afdeling heeft aangegeven er niets meer aan te kunnen doen, stelt de griffie in een brief aan de raad dat structurele verbeteringen moeten plaatsvinden bij het invoeren van het dossier. Anders gezegd: de ambtenaren zouden het eigenlijk allemaal opnieuw moeten doen.

De griffie wil binnenkort met aanbevelingen komen over de verbetering van het asbestdossier en over structurele verbeteringen bij toekomstige dossiers. De zaak komt donderdag aan de orde in de vergadering van het presidium van de raad.